Digitalisierung der Beratung und Vermittlung für Freiwilligendienste

Um junge Menschen gut in einen Freiwilligendienst starten zu lassen, ist es im Vorfeld wichtig und auch gesetzlich vorgeschrieben, dass allen Bewerberinnen und Bewerbern Informationen zur Verfügung gestellt werden, ein Einzelgespräch mit ihnen geführt wird und sie einen Kontakt für eine Hospitation in der zukünftigen Einsatzstelle bekommen. Üblicherweise werden die Bewerberinnen und Bewerber dazu nach Stuttgart eingeladen, um ihnen das Diakonische Werk Württemberg vorzustellen, Fragen zu klären und die nächsten Schritte zu besprechen. Das ist die zentrale Aufgabe des Beratungsteams der Abteilung Freiwilliges Engagement.

Neuer Beratungsablauf

Um eine passgenaue Ausrichtung auf die Zielgruppe zu erreichen und Abläufe zu vereinfachen, hatte sich das Beratungsteam in der Zeit direkt vor der Corona-Krise mit der Neugestaltung des Beratungsablaufes, der genutzten Medien und der dazu notwendigen Dokumente beschäftigt. Die Präsentation wurde grundlegend überarbeitet. Sie ist nun wesentlich kurzweiliger, auch durch die neu entwickelten und eingearbeiteten Kurzfilme über die Seminararbeit und die Erfahrungen in den Einsatzstellen. Zudem wurde eine Handreichung für die Bewerberinnen und Bewerber mit den wichtigsten Infos erstellt. Sie ist in einfacher Sprache und damit für alle gut verständlich. Das Ergebnis ist nicht nur wesentlich attraktiver als zuvor, sondern erspart außerdem Arbeit und Zeit für die Beratenden und in der Verwaltung. Am 9. März 2020 – also etwa eine Woche vor dem Lockdown – fand ein Klausurtag des Beratungsteams statt, bei dem die Ergebnisse besprochen wurden. Die erarbeiteten Materialien fanden große Zustimmung, vor allem die Präsentation. Das Beratungsteam wollte alle Neuerungen ab sofort nutzen. Dann kam der coronabedingte Lockdown.

Dann kam Corona

Innerhalb von wenigen Tagen wurde der komplette Beratungsablauf digitalisiert. Was kurz zuvor noch unmöglich schien, konnte in der Not schnell und vor allem auf hohem Niveau umgesetzt werden. Dabei war die Vorarbeit von hohem Nutzen, die neuen Materialien passten optimal in das digitalisierte Verfahren. Die konkrete Umsetzung gelang durch das konzentrierte Zusammenwirken der beteiligten Kolleginnen und Kollegen mit den unterschiedlichsten Kompetenzen. Besonders wichtig war, dass es keine Unterbrechung im Beratungsprozess gab und keine Bewerberinnen und Bewerber vertröstet werden mussten.

Folgendes wurde innerhalb einer Woche umgesetzt:

  • Beratungsteam und Verwaltung, die jetzt im Homeoffice arbeiteten, konnten ihre Telefone umstellen und auch von zuhause auf alle Dokumente zugreifen.
  • In einer neuen Ordnerstruktur für den digitalen Bewerbungseingang ist der gesamte Weg einer Bewerbungsakte vom Posteingang, der Bearbeitung durch Referentinnen und Referenten sowie der Verwaltung abgebildet.
  • Ein verbindlicher Ablauf vom Eingang der Unterlagen über Vorsortierung durch den Posteingang, der Zuordnung zu den einzelnen Programmen bis zum Abschluss des Vorgangs ist erstellt.
  • Ein Erklär-Video für alle Beteiligten ist zugänglich.
    • Die bereits erstellte Informationspräsentation wurde mit Erläuterungen versehen und als Film zusammengestellt.
    • Die bereits eingegangenen Bewerbungsunterlagen wurden in digitale Akten umgewandelt und die betroffenen Jugendlichen über das neue, digitale Verfahren informiert.
    • Telefonische Beratungen wurden zum Regelfall. Die Freiplatzsuche der Datenbank wurde angepasst und allen Beratenden zur Verfügung gestellt.
  • Die Hospitation in den Einsatzstellen kann nun auch durch ein Telefonat oder eine Videokonferenz ersetzt werden. Sobald eine Hospitation bedenkenlos wieder durchgeführt werden kann, soll sie nachgeholt werden.

Das Fazit

Das System hat von Anfang an sehr gut funktioniert, die neu entwickelten Materialien konnten sofort eingesetzt und die Arbeit erfolgreich aus dem Homeoffice erledigt werden. Noch wichtiger war, dass das Bewerbungsverfahren durchgängig fortgeführt werden konnte, da deutlich mehr Bewerbungen als im Vorjahr eingingen. Hier zeigte sich bereits die Unsicherheit auf dem Ausbildungsmarkt und die Schwierigkeit, eine Zeit im Ausland zu verbringen (z. B. Work & Travel). Der Freiwilligendienst wird als sichere Möglichkeit in diesen unsicheren Zeiten angesehen.

Die Umstellung hat sich als große Chance erwiesen und die Abteilung Freiwilliges Engagement neue Wege beschreiten lassen. Die Frage wird sein, was davon dauerhaft integriert (digitale Freiwilligenakte, telefonische Beratung) und was von der Zeit „davor“ wieder aktivieren werden soll (direkte Beratungsgespräche).

Im Juni 2020 wurden die Beratungen vor Ort wieder aufgenommen. Allerdings wurden nur Personen eingeladen, die noch keinen Kontakt zu einer Einsatzstelle hatten und die im Gebiet des Verkehrsverbunds Stuttgart wohnten. Ein entsprechendes Schutzkonzept wurde erarbeitet. Die meisten Bewerberinnen und Bewerber wurden weiterhin telefonisch beraten.

Der nächste Schritt besteht darin, ein E-Learning-Tool zu entwickeln, mit dem der Beratungsprozess dauerhaft ohne eine weite Fahrt nach Stuttgart durchgeführt werden kann.